Asesoría administrativa a la Fundación Ximena Rico Llano

Abstract

RESUMEN: La Fundación Ximena Rico Llano es una institución sin ánimo de lucro, que ayuda a resolver los problemas de pobreza y exclusión de la niñez en Medellín, brindándoles salud, educación, alimentación y protección. La Fundación subsiste económicamente gracias a las donaciones realizadas por entes externos, por lo cual el manejo de la información y de los dineros recibidos demanda mucha organización y gran conocimiento de temas relacionados con la administración para poder hacer un buen uso de estos. Se hace evidente la necesidad de tener un sistema de costos organizado que permita a la organización tener información actualizada de sus egresos. Por esta razón se desarrollo un sistema de Costos Basado en Actividades que permita el control de los dineros utilizados para el funcionamiento de la fundación. Para llevar a cabo este sistema fue necesario definir los objetos, las actividades, recursos y causantes de costos. Las actividades en las que se dividió la labor de la organización son educación, familia, salud y nutrición. Los niños inscritos a la institución se agruparon en rangos de edades, ya que sus necesidades y consumos son diferentes. Los gastos que se realizan por parte de la administración y sus funcionarios también se tuvieron en cuenta ya que son necesarios para el funcionamiento. Luego se recopilaron los datos de los recursos consumidos por la fundación, para procesar e interpretar dicha información que ayuda a la administración a obtener los fondos suficientes para ese nivel de consumo, con los cuales se garantizará el funcionamiento normal de la entidad. En esta etapa se requirió de la generación de un conocimiento profundo de la Fundación y de sus áreas. Como resultado, se desarrolló un modelo en Excel que permite el ingreso de los datos de consumo organizados, y calcula los requerimientos de fondos. Para una mejor comprensión y utilización de la herramienta, se ha desarrollado un manual de uso de la misma.

ABSTRACT: The Foundation Ximena Rico Llano is an institution without spirit of gain, which helps to solve problems of poverty and childhood suppression in Medellín, giving them healthcare, education, nourishment and protection. The Foundation subsists economically thanks to donations made by outside entities. Management of information and money received requires a lot of organization and lots of knowledge on administration so they can do a good use of the resources. It’s evident the necessity of having an organized system of costing which will allow the organization to have updated information of their expenses. For this reason it was developed a system of Activity Based on Costing that lets them control the money used in the operation of the foundation. In order to do this system, it was necessary to define the object, activities, resources and causes of costs. The job done by the organization was divided in education, family, healthcare and nourishment. The kids enrolled in the institution were also grouped in ranges of age because their necessities and consumptions are different. The expenses that belong to the administration and their staff were also included, they are necessary to run properly. Then the data of the resources consumed in the foundation was collected, all that to process and interpret the information that helps the administration obtain enough funds to certain level of consumption, that way the normal operation would be guaranteed. In this stage it was required a deep knowledge of the Foundation and its areas. As a result, a model in Excel was developed. This model allows the data of consume that was organized to be entered and with this the needs of funds will be calculated. In order to get a best understanding and use for this tool a handbook of usage.